La creación de una empresa requiere mucho trabajo y mucho papeleo, y ante estas exigencias, no cabe duda de que existe la tentación de recortar ligeramente los gastos administrativos en áreas que parecen menos urgentes o importantes. Por ejemplo, el manual del empleado: a primera vista, puede parecer un documento que estaría bien tener, ya sea en línea o en papel, pero que no es esencial para el trabajo.
Documentos importantes para los empleados
Este punto de vista malinterpreta lo que aporta un manual del empleado, ya que puede ser uno de los documentos más importantes para impartir tanto conocimientos como valores a los empleados antiguos y nuevos. He aquí algunas razones por las que elaborar un manual del empleado es un paso vital para cualquier empresa.
Fijar expectativas. Una de las tareas más importantes y laboriosas de la incorporación de nuevos empleados es transmitirles toda la información que necesitan saber en un breve periodo de tiempo. Con un manual del empleado, puedes poner por escrito la misión, los valores y la cultura de la empresa, además de las expectativas sobre aspectos básicos como el horario de oficina, el trabajo desde casa y las responsabilidades que conlleva el puesto que han aceptado. No se puede exigir a nadie que cumpla una norma que nunca se ha establecido claramente, y es mejor que la norma esté por escrito para evitar confusiones o malentendidos.
Comunicar la cultura. Sin duda, su empresa tiene sus propios valores que desea que su equipo adopte y encarne, pero no puede dar por sentado que todos los empleados entienden exactamente la cultura de forma innata, o que los nuevos empleados la captarán simplemente por ósmosis. Al definir los objetivos que desea que alcance su equipo, se asegura de que todos estén de acuerdo y (con suerte) trabajen dentro de la cultura hacia los objetivos de la empresa.
Demostrar los beneficios. Aunque es posible que las prestaciones se hayan mencionado durante el proceso de entrevista y se hayan enumerado a alto nivel en un contrato de trabajo o en una carta, es poco probable que los responsables de la contratación hayan podido entrar en todos los detalles, o que los empleados recién contratados hayan podido asimilarlo todo durante ese momento estresante y agitado. Al exponer toda la gama de prestaciones que ofrece, está educando a los nuevos empleados y recordando a los actuales las ventajas que conlleva trabajar en su empresa.
Establecer normas coherentes. Nada puede minar la moral como la noción o la creencia de que algunas personas de la empresa reciben un trato preferente o están exentas de la aplicación de la política o las normas. Crear una norma de conducta y comportamiento, así como de aplicación coherente de cualquier política en el lugar de trabajo, y hacer cumplir esas normas de manera uniforme e igualitaria en todos los casos ayuda a garantizar que los empleados crean que serán tratados con justicia en el lugar de trabajo.
Crear un registro escrito de las políticas para futuras referencias. Desgraciadamente, puede darse el caso de que un empleado considere que ha sido tratado injustamente por usted o su empresa, y busque o amenace con emprender acciones legales por ese trato. En ese caso, le vendrá bien disponer de una guía escrita de reglas y normas que pueda consultar y facilitar a un abogado. Por eso es importante disponer de una guía exhaustiva que cubra cualquier contingencia o posibilidad, y por eso debe hacer que los empleados firmen un reconocimiento de que han leído y comprendido las políticas expuestas y se comprometen a cumplirlas.
Garantizar el cumplimiento de las leyes laborales estatales y federales. Aparte de sus propias políticas internas, existen obligaciones legales impuestas a su empresa por las leyes estatales y federales (y a veces por las ordenanzas del condado o de la ciudad) que deben comunicarse a sus empleados. En cuestiones como la salud y la seguridad, los permisos FMLA, la indemnización de los trabajadores, la discriminación o el acoso, es importante no sólo que los trabajadores sepan qué derechos legales tienen, sino también que usted y la empresa lo entiendan perfectamente y se comprometan firmemente a cumplir estas leyes.
Impartir el procedimiento de gestión de problemas y reclamaciones. A pesar de todos sus esfuerzos, puede haber ocasiones en las que un empleado tenga un problema o una queja, o incluso simplemente una pregunta que no se pueda responder. Para esos casos, es conveniente que el manual establezca el proceso formal de resolución de conflictos o disputas, mediante el cual los empleados pueden abordar sus preocupaciones sin sentir que tienen que buscar ayuda fuera de la empresa. Además, este proceso ayudará a los supervisores a gestionar los inevitables conflictos en el lugar de trabajo. En última instancia, usted quiere que los empleados sientan que pueden confiar en la dirección y que sus problemas serán escuchados y tomados en serio.
Cuando se empieza a incluir en un manual del empleado cada uno de los puntos que deben ponerse por escrito, puede resultar un documento complejo, y que puede tener implicaciones legales cuando se trata de leyes tanto a nivel estatal como federal, además de ordenanzas locales. Hablar con un abogado proveedor experto de LegalShield para que le ayude a entender la legislación laboral es un paso inteligente a la hora de elaborar su manual. Regístrese hoy mismo para empezar.
