Evitar problemas legales cumpliendo las normas gubernamentales
La perspectiva de crear una sociedad puede parecer difícil al principio, con la posibilidad de formularios y papeleo que superan tanto el tedio como su comprensión de la normativa empresarial. A menos que sea abogado mercantilista, resulta abrumador e incluso desalentador pensar en constituir una sociedad anónima para su nueva empresa sin ayuda. Aunque las sociedades pueden ser complicadas, también son necesarias para muchas empresas y más fáciles de entender con algunos conocimientos.
Grandes empresas frente a pequeñas empresas
La mayoría de los empresarios que empiezan no tendrán que preocuparse por constituir una gran empresa y los requisitos normativos que conlleva. Las grandes empresas son las que cotizan en bolsa, algo de lo que su nueva o pequeña empresa no tendrá que preocuparse durante algún tiempo. En el caso de las empresas más pequeñas, la propiedad puede clasificarse como propiedad cerrada, lo que significa que más del 50% de la participación en la propiedad está en manos de cinco o menos personas. Aunque una sociedad anónima cerrada tiene la ventaja de una menor carga normativa y de información, puede ser más difícil vender acciones para recaudar fondos o desinvertir en la sociedad.
Lo que se requiere frente a lo que se necesita
Puede parecer una distinción arbitraria, pero en el proceso de constitución hay algunos documentos que son “obligatorios” y otros que son “necesarios”. Los documentos etiquetados como “obligatorios” son los que las leyes estatales exigen que se entreguen al órgano de gobierno requerido para que su sociedad sea registrada y reconocida. Puede que no sea necesario transmitir estos documentos considerados “necesarios”, pero es igualmente vital tenerlos y conservarlos en sus archivos en caso de que surjan problemas o preguntas sobre su empresa en el futuro.
Necesario: Certificado de constitución y estatutos
Su sociedad necesita un Certificado de Constitución para verificar su existencia y se lo proporciona el estado una vez que ha completado el proceso de presentación de la documentación requerida, incluidos sus Artículos de Incorporación.
Sus estatutos incluyen el nombre de la sociedad, así como su objeto social y el nombre y dirección de su representante. El agente es la persona responsable de cualquier documento legal enviado a la empresa. Los estatutos también necesitan cualquier información sobre las acciones de la empresa: el número y tipo de acciones, así como su valor, además de cómo pueden emitirse esas acciones. También incluyen el nombre y la dirección de los constituyentes, es decir, la persona o personas que firman y presentan la escritura de constitución.
Lo más probable es que su estado disponga de un formulario estándar de escritura de constitución para rellenar y presentar, pero determinadas sociedades pueden tener más complejidades y requisitos diferentes que requieran más papeleo y consideración. Con algo tan importante como la incorporación, lo mejor es buscar la ayuda de un abogado para asegurarse de que todo se hace correctamente.
Necesario: estatutos
Los estatutos describen las funciones de la oficina corporativa, cómo se convocan y celebran las juntas de accionistas y directores, el voto de los accionistas, las cualificaciones de los directores, las funciones de los comités del consejo y los procedimientos y límites para la emisión y transferencia de acciones. Muchos estatutos contienen disposiciones para proteger a los administradores, a los directivos o a ambos, así como una cláusula que permite la aplicación de los estatutos incluso si una disposición concreta se considera inválida. Los estatutos deben ser coherentes con el acta constitutiva. Si surgen discrepancias, se recurrirá a los artículos. Los estatutos pueden modificarse cuando sea necesario y deben especificar los procedimientos necesarios para su modificación.
Necesario: Actas de reuniones
Las sociedades anónimas están obligadas a celebrar juntas anuales de accionistas y de directores, y en ocasiones pueden convocar una junta extraordinaria, y cada una de estas juntas requiere un acta de las actividades y los procedimientos. Aunque es importante captar lo que ocurre en las reuniones, no es necesario hacer una transcripción palabra por palabra del acto; una visión de conjunto de lo que se debatió funciona como acta oficial. No olvide guardar todos estos documentos importantes en un mismo lugar.
Código Ético/Conducta
Una parte igualmente importante del gobierno corporativo es establecer expectativas para cada miembro de la empresa en cuanto al comportamiento y la conducta aceptables. En el entorno empresarial actual, las empresas de todos los tamaños deben elaborar un código ético para sus directivos y consejeros, así como un código de conducta para sus empleados en cuanto a sus obligaciones en el desempeño de sus funciones. Aunque en el caso de las pequeñas empresas puede que no haya diferencia entre directores y funcionarios y empleados, sigue siendo importante que cada miembro del equipo entienda lo que implican sus obligaciones y lo que se exige de ellos.
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